Rekisteriselosteet

Tietosuojaseloste – seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

 

päivitetty 29.6.2018

 

  1. Rekisterin nimi

 Rautalammin kunnankirjaston asiakasrekisteri

 

  1. Rekisterinpitäjä

Rautalammin kunnankirjasto

Rautalammintie 4

77700  RAUTALAMPI

  1. Rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

 

Seija Österberg

kirjastonjohtaja

  1. 040-1787004

seija.osterberg@rautalampi.fi

 

Yhteyshenkilöltä on mahdollista saada tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta tarkastaa ja oikaista itseään koskevat tiedot.

 

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

 

Merja Koivula-Laukka

hallintojohtaja

  1. 040-5483854

merja.koivula-laukka@rautalampi.fi

 

 

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste sekä kerääminen

 

Asiakasrekisteriin rekisteröidyt henkilöt ovat Rautalammin kunnankirjaston asiakkaita. Asiakkaaksi ilmoittaudutaan täyttämällä asiakastietolomake. Ilmoittautumisen yhteydessä henkilökunta todentaa asiakkaan henkilöllisyyden.

 

Kirjastot käyttävät rekisteriä lainauksenvalvontaan, perintään, tilastointiin, viestintään, toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen. Asiakasrekisteri on kirjastoille välttämätön lainauksenvalvonnan, perinnän, tilastoinnin, viestinnän, toiminnan suunnittelun ja kehittämisen tarpeisiin. Rekisteriselosteen tiedot ovat asiakkaan nähtävissä osoitteessa www.rautalampi.fi. Osa rekisteritiedoista on myös asiakkaan muokattavissa verkkokirjastossa.

 

Lakiperusteet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle kuuluvan asiakassuhteen hoitamiseksi.

  1. Rekisterin tietosisältö

 

Rekisteriin talletetaan rekisteröidystä seuraavat tiedot:

 

 henkilötunnus, nimi, asiakasryhmä, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakasnumero ja ID (järjestelmänvalmistajan käyttöön), verkkokirjaston tunnusluku salattuna (tunnusluku on kytketty on kirjastokortin tunnukseen) sekä huoltajatieto (lapsiasiakkaat) tai tieto huollettavista lapsiasiakkaista

 järjestelmään tallentuu tilastointia varten myös tieto asiakkaan syntymäajasta, sukupuolesta ja äidinkielestä

 tiedot varatusta aineistosta, voimassa olevissa lainoista sekä maksamattomista maksuista

 tieto mahdollisesta lainauskiellosta

 huomautukset muista selvittämättömistä asioista (esimerkiksi tieto kadonneesta kirjastokortista)

 kotipalvelun asiakkaat voivat antaa suostumuksen lainaushistoriansa tallentamiseen, kotipalvelun asiakkaista muodostuvaa rekisteriä käytetään kotipalvelun toteuttamiseksi

 lisätunnukset: henkilö-, kela- ja ajokorttia voidaan käyttää rinnakkaisena lainaajatunnisteena asiakkaan niin halutessa, asiakas voi halutessaan muuttaa itse verkkokirjastossa seuraavia omia tietojaan: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, verkkokirjaston tunnusluku

 

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös väliaikaiset osallistujalistat kirjaston järjestämiin tapahtumiin osallistuneista henkilöistä, esim. lukupiirit. Osallistujalistat hävitetään tapahtuman päätyttyä.

 

Alle 15-vuotiaan lapsen sekä yhteisöasiakkaan takaajana toimivan henkilön on rekisteröidyttävä Rautalammin kirjaston asiakkaaksi. Takaajana toimivalta henkilöltä rekisteröidään edellä mainitut tiedot.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tai hänen takaajaltaan asiakkaaksi ilmoittautumisen yhteydessä tai kun asiakas tai hänen takaajansa ilmoittaa kirjastoille muuttuneista tiedoista. Asiakas voi myös itse päivittää osan rekisterin asiakastiedoista verkkokirjastossa. Päivittäminen edellyttää, että asiakkaalla on asiakastunnus ja henkilökohtainen tunnusluku.

 

Tarvittaessa tiedot voidaan tarkistaa väestötietojärjestelmästä. Käyttötiedot ja tilastot saadaan kirjastojärjestelmästä.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Kirjastojärjestelmän käyttöpalvelun toimittajan kanssa tehdyn sopimuksen mukaan toimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökunnalta käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmää voi käyttää ainoastaan käyttöpalvelun toimittajalle ilmoitetuista IP-osoitteista käsin. Henkilökunnalle annetaan työtehtävien edellyttämät käyttöoikeudet. Käyttöoikeus päättyy henkilön työsuhteen päättyessä. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus. Työtehtävän edellyttäessä kirjaston työntekijöillä on oikeus käsitellä ja lisätä asiakastietoja riippumatta asiakkaan asuinkunnasta.

 

Verkkokirjaston kautta asiakkaat pääsevät sisään kirjauduttuaan

 näkemään velkasaldotietojaan

 käsittelemään kirjastolle antamiaan yhteystietoja (katuosoite, puhelinnumero, sähköposti)

 käsittelemään lainaustietojaan ja varauksiaan

 

Muutokset tallentuvat kirjaston asiakasrekisteriin.

 

  1. Tarkastusoikeus

 

Rekisteröity henkilö voi tarkistaa asiakasrekisterissä olevat tietonsa asiakaspalvelussa, kun hän on todistanut henkilöllisyytensä. Omat tiedot voi pyytää nähtäviksi kirjallisesti. Pyyntö toimitetaan rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilölle:

 

Seija Österberg

kirjastonjohtaja

  1. 040-1787004

seija.osterberg@rautalampi.fi

 

Asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Rekisteriin sisältyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n 1 momentin nojalla salassa pidettäviä tietoja asiakkaasta kuten tiedot asiakkaan varaamasta ja lainaamasta aineistosta (32 kohta).

Kirjaston asiakkuuteen liittyvä manuaalisesti käsiteltävä aineisto (esimerkiksi asiakastietolomakkeet ja laskutukseen liittyvä asiakirjat) säilytetään kirjastoissa asianmukaisissa lukituissa tiloissa. Vanhentuneet asiakirjat hävitetään määräajan kuluttua silppuamalla.

 

  1. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

 

Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen henkilötieto, virhe korjataan välittömästi minkä tahansa kirjaston asiakaspalvelussa. Korjauspyynnön voi tehdä myös kirjallisesti korjauspyyntölomakkeella, joka toimitetaan ensisijaisesti asiointikaupungista tai -kunnasta riippuen kohdassa 9 merkityille tahoille.

Epäselvissä tapauksissa kirjaston johtaja päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Jos vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus, jossa mainitaan myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

 

  1. Henkilötietojen säilytys ja poistaminen

 

Henkilötietoja säilytetään asiakkuuden ajan.

 

  1. Tietojen luovutus

Tietoja luovutetaan asiakasrekisteristä laskutukseen ja perintään.

Tieto asiakastunnuksesta ja salasanasta voidaan välittää kirjaston e-palvelujen tarjoajille, mikäli asiakas on ottanut käyttöön em. palveluja.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin. Rekisteristä ei siirretä tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

  1. Rekisteröidyn asiakkaan informointi

 

Asiakkaalle annetaan rekisteröitymisen yhteydessä tieto www-osoitteesta, josta on linkki henkilörekisteriselosteeseen sekä kirjaston yhteystietoihin. Rekisteröinnistä mainitaan myös kirjaston käyttösäännöissä, jotka annetaan asiakkaalle kirjastokortin tekemisen yhteydessä. Rekisteriselosteen voi pyytää kirjastosta.